jueves, 27 de noviembre de 2008

Maestría en gestión de informática y telecomunicaciones

Actividad Final - Aplicación metodología CATWOE




Narración:

El siguiente caso se desarrolla en la empresa Redes y sistemas que presta servicios de diseño, instalación y mantenimiento de redes de Telecomunicaciones.

Redes y sistemas es una compañía con 10 años en el mercado, ha logrado consolidarse en el gremio de las redes gracias a su experiencia y reconocimiento en el sector, cuenta actualmente con una planta de personal de 80 personas. Durante el 2008 no ha logrado concretar muchos proyectos y su operación en este año financieramente se ha soportado gracias a 5 contratos de mantenimiento que tiene con sus principales clientes y adicional ha tenido que recurrir a créditos bancarios para poder sobrellevar la carga financiera.

Su junta directiva está compuesta por su socio mayoritario, quien es el presidente de la junta: el señor Alpina una persona con experiencia en el área de mantenimiento de plantas, la cual obtuvo en su antigua empresa y el conocimiento en redes lo ha obtenido con esta compañía.

Dentro de los Gerentes se encuentran:

Gerente de Ventas: la señora Lastenia Rojas quien conoce mucho el tema de ventas y la experiencia en redes la ha obtenido de sus dos años que lleva en Redes y sistemas , ingreso a la empresa por recomendación de un intimo amigo del señor Alpina.

Gerente Financiero: El Señor Fabio López, contador con 20 años de experiencia

Gerente Operativa: a cargo de Julio Pérez quien cuenta con una excelente experiencia en el área de redes la cual obtuvo de sus anteriores trabajos pues laboro en varias multinacionales del sector.

Gerente Jurídica: Esta área era dirigida por Juan Sinmiedo, experto en temas de contratos y licitaciones.

Siendo el 21 de octubre de 2008 en la reunión de junta directiva, el señor Alpina exponía su preocupación por el cumplimiento del contrato con la empresa Ganemas del sector de las apuestas en la ciudad de Cali, y el contrato ascendía a una suma de US$970.000 y cuyo objeto era el diseño e instalación de la red para ampliar y renovar su infraestructura tecnológica logrando interconectar todos sus puntos de venta distribuidos en la ciudad. Ganemas es una empresa que ha crecido considerablemente en los últimos 2 años pasando de tener 500 puntos de venta en el 2006 a 1550 en el 2008 y quienes para la realización de este proyecto desarrollaron un extenso RFP donde se especifico claramente los requerimientos tanto de equipos como de infraestructura.

La compañía Redes y Sistemas fijó todo su esfuerzo en obtener este proyecto para lo cual se trabajo en la licitación durante 3 meses adicionalmente los dos meses anteriores a la licitación se realizo un trabajo de acercamiento y marketing con la empresa Ganemas. Para dicha licitación compitieron con otros 4 proveedores de este tipo de soluciones, resultando ganadores después de un proceso extenso y exigente.

Sr. Alpina comenta: Buenos días a todos. Quiero manifestarles mi preocupación con respecto al proyecto con Ganemas, pues me han llegado comunicados de que están planeando ejecutar las pólizas de cumplimiento contra nosotros por el retraso en la entrega. Quisiera escuchar inicialmente a Jurídica para entender cual es tamaño del problema en que estamos metidos y que salidas podemos tomar.

Juan Sinmiedo: Señor Alpina, teniendo en cuenta que el contrato indica que debemos finalizar el proyecto el próximo 30 de noviembre, tenemos actualmente 15 días para terminar, y según comenta Julio, los equipos podrían estar en sitio el 30 de noviembre y su instalación y configuración en dos meses más. Esto quiere decir que el contrato se finalizaría con aproximadamente 2 meses de retraso. Según las pólizas el incumplimiento del contrato equivale al 40% del mismo.

Lo que propongo es hablar con GANEMAS para llegar a un acuerdo y evitar que nos apliquen esta póliza.

Sr. Alpina comenta: Señor Sinmiedo, como puede ser posible que firmemos un contrato con una póliza de incumplimiento tan alta, nunca hemos firmado pólizas de incumplimiento de más del 20%. No entiendo que nos está pasando como no analizamos las cosas antes de firmarlas. Miren el problema que nos puede ocasionar.

Julio: Doctor Alpina por otro lado debo aclarar que comercial no tuvo en cuenta muchos detalles que se le resaltaron en el diseño entregado para la propuesta y que debían tener en cuenta a la hora de hacer el contrato, por ejemplo tengo aquí las aclaraciones que le envíe por correo a las Dra. Lastenia Rojas:

1. Los equipos propuestos son de última generación por lo tanto su soporte es demasiado caro, no hay mano de obra calificada en el país para su instalación y no hay casos de éxito conocidos.

2. El proveedor advierte que los equipos estarán en el sitio el 1 de Noviembre de 2008.

3. No contamos con el recurso humano capacitado para realizar esta instalación y lo cual nos puede incurrir en costos adicionales de consultoría.

Doctor Alpina: ¿Y porque se propusieron esos equipos para el proyecto y no tuvieron en cuenta los tiempos de entrega de los mismos?

Lastenia Rojas: Doctor Alpina como el área operativa nunca tiene tiempo para responder oportunamente mis requerimientos yo decidí ser proactiva y consultar en la pagina del proveedor de los equipos que considere convenientes para esta solución basándome en propuestas anteriores y según recomendaciones del ingeniero de operaciones, quien se hizo a cargo del área durante la licencia del sr Julio, quien viajo en comisión de estudios al exterior.

Fabio López: Les recuerdo señores que la situación financiera de la empresa no es la mejor y nos encontramos en este momento con una iliquidez la cual no nos facilita mantener la operación de la compañía, es por esto que el dinero de este proyecto nos inyectara el capital suficiente para poder seguir operando sin complicaciones, por lo tanto les sugiero no incurrir en sobrecostos con este proyecto y esto implica evitar a toda costa el pago de pólizas de incumplimiento y costos no planeados.

Doctor Alpina: Dra. ya escucho al señor López por favor contacte al gerente de GANEMAS para explicarle que gracias a su proactividad no podemos cumplir con los plazos acordados en el contrato. Ingeniero UD encárguese de tenerme un plan de acción que garantice el cumpliendo de la instalación de los equipos para el 10 de Noviembre y por favor lo hace Ud. mismo y no se lo ocurra ahora delegar a la Sra. del aseo para que realice esta función y por ninguna razón se debe contratar personal adicional, pues la situación financiera según lo mencionado por López no es la mejor.

Quedo pendiente de la confirmación de la fecha de la reunión la cual espero tenerla a mas tardar el viernes de esta semana y el plan de acción terminado con todos los detalles lo revisamos antes de la reunión, no siendo más por el momento que Dios me bendiga y que Dios los Bendiga.

…..

En la oficina de Julio

Julio: Larita la cucha de ventas nos quería hacer quedar como un chancleta, pues según ella el incumplimiento es culpa nuestra debido a unas recomendaciones hechas por vos y que no fueron tenidas en cuenta las mías. Que vieja tan mentirosa, si o no mi viejo.

Lara: Uy hermano como Ud. se fue a estudiar y yo quede desinformado de muchas cosas, yo si le dije a la cucha que revisara la pagina del proveedor y que se basara en un proyecto que habíamos presentado a unos clientes.

Julio: Como así GUEVON, como se le ocurre hacer eso y además mi celular tiene rooming internacional o es que el Hotmail solo funciona en Cali, Lara hermano si Ud. tiene dudas consúlteme, ya el diseño estaba propuesto por qué no me pregunto los detalles.

Lara : INGENIERO Ud. durante su licencia no me llamo, no me escribió y yo no recibo mensajes telepáticos suyos, yo esperaba que si el tema era tan delicado Ud. por lo menos debería estar más pendiente, y adicional a esto a mi me toco atender el día a día y atender a todos los clientes y Ud. bien sabe que tenemos poco personal para atender todas las solicitudes diarias, los técnicos y los analistas han trabajado jornadas de hasta 14 horas diarias, yo tenía la gente a reventar a qué horas iba a sacar el tiempo para dedicarle a este proyecto.

Julio: Bueno Lara para corregir la situación tenemos que planear la instalación de estos equipos para terminar a más tardar el 30 de Diciembre. Entonces manos a la obra por que el viernes debemos presentar el plan de acción, y aliste el equipo de trabajo y adviértales que la jornada sigue de 14 horas.

Y como tareíta adicional vaya a la página que le recomendó a la Dra. y empecemos a cacharrear esos manuales.

Al mismo tiempo la Dra. Lastenia rojas se comunico con el gerente de GANEMAS.

ROCKEFELER (GERENTE DE GANEMAS): Hola Dra. Como me le va, me imagino que ya me va entregar los equipos porque estamos ampliando puntos y los equipos actuales no dan a vasto.

Dra.: Precisamente le quiero hablar del tema, es posible reunirnos con mi jefe el Dr. Alpina, el viernes en su oficina a primera hora para proponerle un plan de trabajo.

ROCKEFELER: ayyy mamacita esto me huele como maluco, yo los atiendo con mi abogado en mi oficina, porque el panorama se ve muy oscuro, y que tenga un buen día Dra.

Ahora quien podrá ayudar a la doctora Lastenia Rojas?? , será posible convencer al señor Rockefeler de que acepte el plan de acción??